Que levante la mano quien no tenga o haya tenido una conversación “difícil” en el trabajo. 

Da igual que sea con una persona del propio equipo de trabajo, algún jefe, una persona de otro departamento, un proveedor… al final siempre nos tocará enfrentar una conversación “difícil”, al final siempre nos tocará lidiar con algún tipo de conflicto, incluso con alguna persona conflictiva.

¿Qué puedo hacer?

Lo primero: no te rindas. Hay que seguir adelante. Hay que trazar un plan. Si la conversación te lo permite prepárala.

Y lo segundo: no hay recetas mágicas, cada conversación y cada persona son únicas e impredecibles. Lo que sí depende de ti es el conocer y practicar herramientas y técnicas para mejorar.

A continuación te damos cinco técnicas y/o herramientas que puedes empezar a practicar desde hoy mismo, para afrontar comunicaciones difíciles:

1. Mantén la Calma

Tu calma es tuya. No dejes que nadie te la quite. Respira. No se te olvide respirar profundamente. Cuenta hasta 10 y no pienses en decir nada, guarda silencio para comprender antes de conversar.

Tu calma reducirá la tensión. Tu comportamiento calmado evitará males mayores. Tu calma te permitirá tener un espacio para preparar una respuesta adecuada a la situación.

Si no sabes cómo recuperar tu calma porque las emociones toman el control te recomendamos llevar un inventario escrito de las situaciones que te han hecho perder la calma, de tal forma que puedas analizar las situaciones que las provocan, qué sientes, cómo reaccionas y qué consecuencias tienen. 

Recuerda: lo primero es tu calma. Y tu calma sólo depende de tí.

2. Escucha sin juicio

Recuerda que cada persona es única y tiene su propio punto de vista. 

Concéntrate en lo que la otra persona quiere decir, más allá de cómo lo dice. No interrumpas; en lugar de eso, haz «notas mentales» de sus palabras para recordarlas mejor.

Presta atención a lo que dice y también a lo que no dice. Observa su tono, pausas y lenguaje corporal.  Si puedes, mantén una expresión corporal tranquila y abierta.

Escucha con el objetivo de comprender, no de responder, gracias a la escucha podrás saber que puedes dar tú antes de pedir. Haz Preguntas para Entender Mejor. Usa preguntas abiertas para clarificar la situación, en lugar de asumir. Preguntas como «¿Puedes explicarme más sobre…?» muestran tu interés en comprender.

Ejemplo: Si un compañero expresa frustración, podrías decir: «¿Podrías contarme qué te preocupa específicamente sobre este proyecto?» Esto muestra que estás interesado en los detalles y en llegar a una solución.

Evita hacer gestos negativos, como rodar los ojos o suspirar. Mantén una expresión neutra o asiente levemente para mostrar que estás atento.

Ejemplo: Si alguien critica tu trabajo, escucha hasta el final sin interrumpir ni defenderte de inmediato. Esto demuestra que valoras su opinión y estás dispuesto a entender su perspectiva.

Recuerda que si estás ahí, es porque formas parte de la solución.

3. Actitud Constructiva

Cada persona es única. Cada persona tenemos una forma diferente de pensar y de actuar. Y sabemos que no es posible cambiar a la otra persona; lo único que estamos buscando es resolver un problema o afrontar una comunicación difícil. 

Haz un esfuerzo por entender cómo se siente la otra persona. Haz saber que le comprendes. Frases como «Entiendo que esto puede ser frustrante» muestran empatía.

Ejemplo: Si alguien expresa molestia por un malentendido, podrías decir: «Veo que esto te preocupa, y entiendo por qué. Vamos a aclararlo.»

Una actitud abierta y profesional construye confianza y facilita el entendimiento. Para ello te recomendamos ser transparente y realista. Di lo que piensas sin rodeos, pero de forma respetuosa. No prometas cosas que no puedes cumplir y sé claro sobre tus propios límites.

Ejemplo: Si te piden un cambio en el trabajo que no puedes hacer, responde honestamente: «Entiendo la solicitud, pero en este momento no tengo capacidad para abordarlo. ¿Podríamos encontrar otra forma de resolverlo juntos?»

Muestra Flexibilidad para Resolver el Problema. Ofrece alternativas o busca puntos en común. La disposición a encontrar soluciones crea una atmósfera colaborativa.

Ejemplo: Si hay un desacuerdo en un enfoque de trabajo, podrías decir: «Quizá podamos probar ambos enfoques en una pequeña parte del proyecto y ver cuál funciona mejor.»

4. Comunica de forma asertiva

Si en un extremo tenemos la comunicación agresiva (aquí grito yo) y en el otro extremo la comunicación pasiva (me da igual cómo me hables) justo en el medio tenemos la comunicación asertiva. 

Haz saber a la otra persona qué comportamientos no vas a tolerar y establece en cuanto puedas unos límites basados en el respeto mutuo.  

Busca y encuentra tu posición asertiva: reafirma tu posición y mejórala día a día.

En situaciones de conflicto es muy útil para comunicar tu perspectiva sin atacar ni culpar a la otra persona.

Estructura: 

• • “Cuando tú dices/haces [acción específica], 
  • yo me siento/percibo [emoción], 
  • porque [razón]. 
  • Necesito [solución o cambio específico].”

Ejemplo: “Cuando haces comentarios sobre mi trabajo frente al equipo, yo me siento incómodo, porque me gustaría recibir ese tipo de retroalimentación en privado. Necesito que hablemos en otro momento para discutirlo con calma.”

Esta técnica permite que expreses tus sentimientos y necesidades de manera directa y empática, fomentando una respuesta comprensiva.

5. Solicitar un arbitraje

Si la situación se vuelve demasiado compleja o conflictiva, no dudes en buscar la ayuda de un mediador. Un tercero imparcial puede facilitar la comunicación y tener menos dificultades a la hora de encontrar soluciones satisfactorias para ambas partes.

Tener una tercera persona que intervenga en la conversación difícil puede fomentar un clima más colaborativo y constructivo porque en lugar de enfrentarse las partes hay una tercera persona que sirve de pantalla y puede explicar de manera asertiva lo que cada una de las partes quiere comunicar siendo más fácil llegar a un acuerdo.

Hasta aquí nuestras recomendaciones para afrontar una conversación difícil. De manera constante y dado que la conversación se puede dar en cualquier momento te recomendamos que estés bien preparado.

¿Cómo estar preparado para una comunicación difícil?

Cuida estos tres aspectos:

Auto-cuidado

Para poder afrontar comunicaciones conflictivas con profesionalidad, necesitas cuidar tu salud física y tu salud mental.

Reserva un tiempo para tí, para tu relajación; un tiempo en el que, por ejemplo, seas consciente de cómo respiras. Alimenta tu cuerpo para tener salud. Y asegúrate de dormir lo suficiente. 

Ejemplos: sal a pasear, escucha música, medita o haz una actividad que te guste por lo menos 20min al día.

Colabora

En la medida de tus posibilidades, aporta tu granito de arena en la construcción de un ambiente de trabajo colaborativo. De esta forma se pueden reducir mucho las tensiones y es posible hacer más sencilla la comunicación entre las personas del equipo. Busca oportunidades para trabajar en conjunto y fomentar el respeto mutuo.

Ejemplo: preocúpate cómo están tus compañeros y ofrece tu colaboración, no critiques ni provoques un mal ambiente sino al revés trata de entender a todas las personas ya que cada uno tiene sus propios valores.

Cada persona es única y esta maravillosa diversidad nos ofrece la oportunidad de complementarnos, de usar nuevas herramientas y de buscar nuevas estrategias, para adaptarnos a diferentes personalidades y a diferentes estilos de comunicación.

Nuestro objetivo es construir una relación profesional que sea productiva y en la que ganemos las dos partes.

Mejora tu comunicación

No podemos permitirnos el lujo de no mejorar en comunicación. 

Resérvate un tiempo para desarrollarte es esta habilidad básica, la comunicación, y que no va sólo de hablar o de escribir correos.

Lee libros, busca artículos, aplica técnicas de comunicación que te permitan comprender cómo te comunicas tú y cómo se comunican contigo las demás personas. 

Usa herramientas y practica técnicas de comunicación.

Ejemplo: pon estas técnicas en práctica en tus relaciones personales no esperes a que llegue una conversación difícil laboral. 

Una cosa que te puede servir a la hora de mejorar es pedir feedback a tus íntimos (personales y laborales) sobre cómo te ven en este aspecto y a partir de ahí trazar un plan de mejora.

En resumen:

Para mantener una comunicación difícil en el trabajo debes: mantener la calma, escuchar sin juicio, tener una actitud constructiva, comunicar de forma asertiva y si es necesario solicitar arbitraje.

Y para estar preparado no olvides tu autocuidado, fomentar la colaboración y trabajar en mejorar tu comunicación.